Management Assistent - Museum Prinsenhof Delft

Ben jij een ervaren ondersteuner die graag zorgt dat alles op rolletjes loopt? Vind je het leuk om in een dynamische omgeving samen te werken met verschillende mensen en projecten te ondersteunen? Dan hebben wij de perfecte baan voor jou!

Wie zijn wij

Museum Prinsenhof Delft is een museum van nationale betekenis en vertelt het verhaal van de stad en haar invloed op Nederland en de wereld. Vanuit het monumentale klooster nodigen we bezoekers uit om zes eeuwen Delftse kunst en geschiedenis te beleven en zo hun eigen perspectief op de wereld te vormen.

Het museum staat aan de start van een nieuw hoofdstuk. We verbouwen en vernieuwen het museum tot een toekomstbestendig, toegankelijk en duurzaam museum dat in 2027 opent. Met een nieuwe entree, een uitnodigend museumcafé en Studio Prinsenhof – onze creatieve en educatieve ruimte – creëren we een plek waar jong en oud leren, inspireren en ontdekken.

We vertellen verhalen vanuit verschillende invalshoeken en willen dat ook ons team die diversiteit weerspiegelt. We bouwen aan een organisatie waar mensen met uiteenlopende achtergronden, kennis en ervaringen zich thuis voelen en bijdragen aan hoe we onze collectie en stad tonen.

We vinden het belangrijk dat iedereen zich welkom voelt, zowel in het museum als binnen het team. Daarom bouwen we aan een organisatie waar ruimte is voor verschillende perspectieven. Want wij geloven dat het ons museum sterker maakt.

Museum Prinsenhof Delft is onderdeel van de Gemeente Delft. Dat betekent dat we aansluiten op de faciliteiten en systemen die de gemeente gebruikt en dat we deel uitmaken van de gemeentelijke organisatie.

Wat ga je doen

In deze rol werk je met mensen uit verschillende teams, achtergronden en disciplines. Je zorgt dat iedereen zich gehoord voelt en dat informatie helder wordt gedeeld. Je belangrijkste werkzaamheden zijn:

Management- en projectondersteuning

• Je ondersteunt de directeur en het MT in agendabeheer, prioritering en voorbereiding van overleggen.
• Je bewaakt actiepunten en zorgt voor voortgang en structuur.
• Je coördineert communicatie en draagt bij aan projecten binnen de organisatie.

Secretariële ondersteuning

• Je beheert inkomende en uitgaande communicatie en signaleert belangrijke aandachtspunten.
• Je zorgt voor overzichtelijke stukken, presentaties en notities.
• Je organiseert de documentatie en verslaglegging zorgvuldig.

Receptie en kantoorbeheer

• Je ontvangt bezoekers gastvrij en beheert de planning van vergaderruimtes.
• Je coördineert facilitaire zaken en kantoorbenodigdheden.
• Je bent een aanspreekpunt voor collega’s, vrijwilligers en externe partijen.

Wie jij bent – wat we belangrijk vinden

Vakvolwassen en zorgvuldig

• Je hebt een MBO+ of HBO-opleiding, of je hebt dit niveau bereikt door relevante werkervaring.
• Je hebt minstens vier jaar ervaring in een vergelijkbare functie en weet hoe je leidinggevenden en teams goed ondersteunt.
• Je werkt soepel met digitale systemen zoals Microsoft Office, SharePoint en Teams.
• Je houdt overzicht, werkt precies en combineert structuur en tempo met een praktische instelling.

Professioneel en betrouwbaar

• Je begrijpt hoe een organisatie werkt waar veel verschillende belangen samenkomen, en je weet daarin rustig en professioneel te blijven.
• Je schakelt makkelijk met mensen met uiteenlopende achtergronden en draagt bij aan een prettige en respectvolle samenwerking.
• Je communiceert helder, behandelt informatie vertrouwelijk en kunt goed prioriteiten stellen.
• Je bent iemand die vooruitdenkt, initiatief neemt en ervoor zorgt dat afspraken worden nagekomen.

Aanwezig en flexibel inzetbaar

• Je werkt 32 uur per week, in ieder geval op dinsdag en donderdag, dicht bij de organisatie en collega’s.
• Je vindt het geen probleem om, waar nodig, op andere dagen of in de avonduren ondersteuning te bieden bij activiteiten.
• Je bent zichtbaar, betrokken en praktisch ingesteld, met oog voor wat op dat moment nodig is.

 Wat prettig zou zijn

• Je vindt het belangrijk dat iedereen zich welkom voelt, binnen en buiten het museum.
• Je bent nieuwsgierig naar hoe anderen de wereld zien en staat open voor nieuwe perspectieven.
• Je hebt affiniteit met cultuur, historie en alles wat Delft bijzonder maakt.

 Wat wij bieden

• We bieden je een jaarcontract dat we graag omzetten in een vaste aanstelling wanneer de klik wederzijds is.
• Het salaris bedraagt € 3.171,00 tot € 4.464,00 bruto per maand, obv 36 uur per week, afhankelijk van je achtergrond, conform schaal 8 van de CAO.
• Je ontvangt een individueel Keuze Budget van 17,05%.
• Daarbovenop krijg je 144 vakantie-uren, plus 57,6 bovenwettelijke vakantie-uren.
• Ons kantoorgebouw is gelegen naast het historische Prinsenhof dat nu in verbouwing is, op loopafstand van station Delft.
• We hechten veel waarde aan persoonlijke ontwikkeling. Je vindt de mogelijkheid om door te groeien in je werkgebied of andere werkterreinen van gemeente Delft te verkennen. We blijven altijd in gesprek over wat bij jou past.

 Solliciteren

We nodigen je uit om te solliciteren.

Stuur een CV en een motivatie. Ga in die motivatie in op de volgende vragen:

*        Samenwerking met de directeur en het MT staat centraal in deze functie? Beschrijf een situatie waarin je een leidinggevende of team hebt ondersteund: hoe vond je de balans tussen meedenken en uitvoeren, tussen initiatief nemen en volgen?
*        In deze functie is geen dag hetzelfde. Hoe zorg jij ervoor dat je proactief en planmatig te werk gaat?
*        Geef een voorbeeld uit je werk waaruit blijkt dat je nauwkeurig en zorgvuldig kunt werken, bijvoorbeeld in relatie tot complexe afspraken of representatieve situaties
*        Hoe draag jij bij aan een gastvrije en toegankelijke sfeer, zowel voor bezoekers als voor collega’s?

We verwelkomen kandidaten met diverse achtergronden, ervaringen en perspectieven. Voel je vrij om te solliciteren, ook als je niet aan alle gevraagde punten voldoet maar wel denkt dat deze rol bij je past. We kijken vooral naar wat je meebrengt, niet alleen naar wat er op papier staat.

De sollicitatieprocedure bestaat uit een kort kennismakingsgesprek en daarna uit een gesprek waarin we elkaar beter willen leren kennen.

Kennismaken

Enthousiast geworden door wat je leest? Reageer meteen. Wil je meer informatie voordat je op de solliciteerknop drukt? Dan kun je contact opnemen met Eerde Hovinga Zakelijk Leider (a.i.) op 06-22789761.

De sluitingsdatum is woensdag 19 november. De eerste ronde, een korte kennismaking, zal zijn op dinsdagochtend 25 november en woensdagochtend 26 november2025.

Iedereen die zich herkent in deze functie is welkom om te solliciteren. We kijken uit naar je reactie.