Managementassistent

Ben jij een managementassistent in hart en nieren? Weet jij wat er nodig is om een directeur goed te ondersteunen en ben jij hier ervaren in? Dan hebben wij de perfecte functie voor jou!

Dit is Delft

Delft is een stad van oud en nieuw. Mensen denken aan Delft en zien dan Delfts blauw en de schilderijen van Johannes Vermeer voor zich. En tegelijk is dit de plek waar aan de toekomst wordt gewerkt en waar wetenschappelijke doorbraken plaatsvinden, in de TU, TNO en Deltares. Delft is vooral ‘thuis’ voor meer dan 100.000 mensen.

Werken voor Delft betekent werken voor een groeiende gemeente met grote ambities, op een plek waar je je zelf kunt blijven ontwikkelen. Het is een omgeving waar wij oog voor elkaar hebben. Waar je geen nummer bent of de onbekende collega die je in de wandelgangen tegenkomt. Hier is ruimte voor jouw visie en het wordt gewaardeerd wanneer je de manier waarop je in het leven staat, meeneemt in je werk. Neem de vrijheid om jezelf te zijn en vorm je taak naar hoe die bij je past. Dat is onze uitnodiging aan jou, als onze nieuwe managementassistent.

Jouw rol

Als managementassistent werk je binnen de pool van managementassistenten van Dienstverlening. Nog specifieker: je bent de steun en toeverlaat van de directeur Dienstverlening voor 27 uur. Voor de overige uren werk je voor de projectdirecteur vernieuwing Prinsenhof Museum en voer je taken uit van het team van managementassistenten waar je onderdeel van uitmaakt.

Als managementassistent lever je ondersteuning op het gebied van onder andere afspraakbeheer en bijbehorende voorbereidende werkzaamheden, zoals de organisatie van bijeenkomsten, voorbereiden van reisschema’s, maar ook de organisatie van een lunch of borrel en dergelijke.

Je bewaart het overzicht, bent secuur, denkt snel en handelt hiernaar. Je houdt de directeur scherp door te attenderen op belangrijke en soms spoedeisende zaken en je biedt waar nodig een luisterend oor. Jij begrijpt wat er moet gebeuren, vaak nog voordat het wordt gevraagd. Hiermee zorg je ervoor dat de directeur ontzorgd wordt en haar tijd efficiënt en effectief kan besteden.

Samen met de directieadviseurs vorm je een hecht team dat ervoor zorgt dat de directeur haar tijd zo efficiënt en effectief mogelijk kan benutten.

Omdat de onderlinge vervangbaarheid en wederzijdse kennisuitwisseling van groot belang is werk je nauw samen met je collega managementassistenten en is het vanzelfsprekend dat je zaken van elkaar overneemt als dat nodig is.

Dit ben jij

• MBO+ of HBO achtergrond (bijv. Office manager of vergelijkbaar)
• Je hebt minstens 3 jaar ervaring in een vergelijkbare setting en in een moderne ondersteuningsfunctie.
• Je snapt de werkzaamheden van een directeur en de consequenties die haar dagelijkse activiteiten meebrengen.
• Dienstverlenend en klantgericht, altijd op zoek naar de samenwerking en versterking van elkaar; dat past bij jou.
• Je bent bestuurlijk sensitief en begrijpt hoe je tactvol en professioneel schakelt met directeuren, wethouders en externe partijen.
• In de waan van de dag houd jij je staande, want je bent bestand tegen stress. Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie en werkt discreet.
• Je gaat nauwkeurig te werk, kan prioriteren als geen ander en weet hoofd- en bijzaken te onderscheiden. 
• Je bent iemand die eigen initiatief toont en houdt van concreet in actie komen.
• Communicatief sterk betekent voor jou: respectvol en tegelijk doortastend als de situatie erom vraagt.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met Microsoft 365 (SharePoint, Teams, OneDrive) en bent nieuwsgierig en AI al aan het ontdekken en wat dit kan betekenen voor jouw werk.
• Gemeentelijke ervaring is niet per definitie nodig, maar je voelt je wel senang in een gemeentelijk bestuurlijke omgeving.
• De kandidaat die wij zoeken is sowieso beschikbaar op de vrijdag. Idealiter werk je de maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag en wordt de woensdag je vrije dag.

Ons aanbod

• We bieden je een jaarcontract dat we graag omzetten in een vaste aanstelling wanneer de klik wederzijds is.
• Het salaris bedraagt € 3113,00 tot € 4383,00, afhankelijk van je achtergrond, conform schaal 8 en op basis van 36 uur in de week. Je ontvangt een individueel Keuze Budget van 17,05%.
• De functie is voor 32 uur per week.
• Daarbovenop krijg je 144 vakantie-uren, plus 57,6 bovenwettelijke vakantie-uren.
• Ons kantoorgebouw is modern, duurzaam en ligt recht boven station Delft. We werken hybride. Een goede werk privé-balans vinden we belangrijk.
• We hechten veel waarde aan persoonlijke ontwikkeling. Je vindt de mogelijkheid om door te groeien in je werkgebied of andere werkterreinen van gemeente Delft te verkennen. We blijven altijd in gesprek over wat bij jou past.

Het team

Onder Dienstverlening vallen 3 onderdelen: Interne Dienstverlening, Publieke  Dienstverlening (KCC) en Informatie Voorziening. Interne Dienstverlening telt ongeveer honderdtwintig personen, verdeeld over drie afdelingen: HR & Inkoop, Financiën en Frontoffice en Facilitair.

Het team van (zes) managementassistenten is onderdeel van de afdeling Frontoffice en Facilitair en met elkaar ondersteunen jullie het managementteam van Dienstverlening. Verder bestaat de afdeling uit het team Servicedesk, Stadhuis en Facilitair (incl. Schade en verzekeren).

Ons team is heel divers en we omarmen de variatie in leeftijd, achtergrond en identiteit. Wat ons verbindt is het dringende gevoel om de organisatie vooruit te helpen met onze expertise. Je zult veel betrokkenheid ervaren en ook alle ruimte om je functie zelf te vormen.

Kennismaken

Enthousiast geworden door wat je leest? Reageer meteen. We willen je graag beter leren kennen. Wil je meer informatie voordat je op de solliciteerknop drukt? Dan kun je contact opnemen met het plaatsvervangend afdelingshoofd Frontoffice & Facilitair, Mark Steenks (06-53986573).

De sluitingsdatum is zondag 21 september. De gesprekken zullen gevoerd worden op maandagmiddag 29 september.

Iedereen die zich herkent in deze vacature, is welkom om te solliciteren. Wij geloven dat diversiteit ons sterker maakt als team, als organisatie en als stad.